zarządzanie dokumentacją

Aktotwórca

każdy urząd, organ władzy, osoba itd. wytwarzająca w trakcie swojej działalności dokumentację

kancelaria

komórka organizacyjna lub zespol komórek organizacyjnych w urzędzie zajmujących się: - przyjmowaniem - rejestracją - rozdzielaniem pism wpływowych - przygotowaniem - wysyłaniem pism wchodzących - przechowywaniem akt danego urzędu.

Pomoce kancelaria jne

różnorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji i wyszukiwania i kontroli obiegu pism

Registratura

to system i miejsce, w którym rejestrowane, ewidencjonowane i przechowywane są dokumenty w trakcie ich obiegu. Registratura odpowiada za przyjmowanie, segregowanie, archiwizowanie dokumentów oraz ich przekazywanie do odpowiednich działów w organizacji.

składnica akt

to miejsce, gdzie przechowywane są dokumenty, które nie są już w obiegu bieżącym, ale muszą być zachowane przez określony czas zgodnie z przepisami prawa. Służy do archiwizowania dokumentów, które mogą być potrzebne w przyszłości

Lokal

miejsce przechowywania registratary

Archiwum bieżące

to miejsce, w którym przechowywane są dokumenty w trakcie ich obiegu i bieżącego wykorzystywania. Dokumenty te przechowywane są przez określony czas, aż staną się nieaktualne i mogą zostać przekazane do archiwum trwałego lub składnicy akt.

instrukcja kancelariejna

zbiór zasad, metod, wskazówek szczegółowych wyjaśnień i opisów czynności biurowych (kancelaryjnych), rodzaj podręcznika kancelaryjnego

System kancelaryjny

sposób rejestrowania spraw (pism) i łączenia pism w akta sprawy, grupowania akt spraw w jednostki kancelaryjne, Systematyzowania w ich obrębie oraz układanie akt podręcznych

Podział dokumentacji według, Kat. arch

1. materialy archiwalne - wchodzące do Państwowego zasobu archiwalnego 2. dokumentacje niearchiwalne - inną dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych

kategorie archiwalne

Symbolem, A oznacza się kategorie archiwalny dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne symbolem "B" oznacza się kategorię archi walna dokumentacji niearchiwalnej z tym, że: B z cyfrą oznacza kategorię dokumentacji organizacyjno czasowym

Wykaz akt

Usystematyzowany zbiór haseł wg. którego rejestruje się sprawy, łączy się je w grupy, a następnie w jednostki kancelaryjne, układa się akta spraw zakończonych i systematyzuje w archiwum biezącym oraz służy do odtwarzania układu pierwotnego

zakres instrucji

każda instrukcja kancelaryjna powinna obejmować zakresem merytorycznym całość dokumentacji wytwarzanej w danym podmiocie (niezależnie od nośnika i sposobu utrwalenia informacji)

strona redakcyjna i graficzna instrukcji-

1. karta tytułowa: - nazwie podmiotu (na górze strony) - tytuł instrukcji - nazwisko opracowującego - datę i miejsce wydania 2. spis treści 3- tekst własnościowy 4- załączniki (wzory formularzy, pieczątek) 5. Ewentualnie wykaz akt i indeks do wykazu akt

Funkcje wykazu akt

klasyfikacji sprawy nadawania znaku, łączenie pism w sprawy, łączenie spraw w teczki, układania jednostek kancelarięjnych alet spraw zakończonych. 0- zarządzania 1- Kadry (personel dawniej) 2- środki rzeczowe 3- Ekomonia (finanse i księgowość)

Z czego składa się wykaz akt

z haseł klasyfikacyjnych wskazujących na podstawową cechy dokumentacji - treść lub formę z symboli cyfrowych przypisanych hasłom z uwag podpowiadająnych jak tworzyć jednostki kancelariine lub co powinny zawierać kwalifikacji archiwalnej

Do czego jest potrzebny wykaz akt

Do porządkowania sprawy do grupy rzeczowej o pokrewnej treści lub formy Dostarcza podstawową część znaku sprawy (po symbolu komórki organizacyjnej Jest podstawową formowania jednostek kancelaryjnych Dostarcza gotowych tytułów dla jednostek kancelarięjnych

przedpole archiwalne

to etap, w którym dokumenty są przygotowywane do przekazania do archiwum, czyli segregowane i sprawdzane przed ich ostatecznym zarchiwizowaniem.

materiały archiwalne

maja wartość historyczną, nadaja się do wiecznego przechowywania, wchodzą w skład państwowych zasobów archiwalnych

kwalifikacja archiwalna

proces nadania kategorii archiwalnej